Bulan-bulan ini adalah waktunya perusahaan untuk membuat Rencana Kerja Anggaran (RKA), untuk satu tahun ke depan. Pada umumnya Rencana Kerja Anggaran dituangkan dalam bentuk angka-angka, dan sesuai dengan arahan pimpinan perusahaan. Rencana Kerja Anggaran harus menantang, dan dapat diaplikasikan di lapangan.
Pimpinan perusahaan melalui para manager harus mampu mengikut sertakan karyawan, agar memahami secara jelas apa Visi/Misi perusahaan. Hal ini sangat perlu, agar karyawan dapat memahami apa tujuan jangka panjang perusahaan, dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut. Dengan memahami dan mengetahui Misi perusahaan (misal, antara lain memberi penghargaan kepada SDM, yang merupakan asset utama perusahaan), maka karyawan akan merasa diikut sertakan dalam mencapai tujuan perusahaan, dan hasil akhirnya karyawan juga akan ikut menikmati. Dengan menyadari hal tersebut, karyawan akan lebih mudah memahami serta menyadari bahwa perusahaan harus tumbuh dan berkembang, agar dapat bersaing dengan kompetitornya. Perusahaan tak sekedar hanya tumbuh, namun pertumbuhan perusahaan harus mencapai batas-batas minimal tertentu, agar perusahaan dapat sustainable.
Apa yang perlu diperhatikan dalam membuat target bisnis?
- Rencana Kerja Anggaran (RKA) sebaiknya dibuat secara bottom up , artinya usulan perencanaan berasal dari bawah. Dengan demikian bawahan telah dilibatkan sejak awal penyusunan anggaran. Apabila draft RKA telah selesai disusun, perlu dilakukan pembahasan antara para staf, manager dan pimpinan perusahaan, agar target RKA cukup menantang namun tetap dapat dicapai. Ada kemungkinan bawahan menetapkan target rendah agar mudah dicapai, namun hal ini harus disadari bahwa target yang rendah akan menyebabkan perkembangan perusahaan tak dapat pesat, dan pada akhirnya bisa kalah bersaing dengan industri yang sejenis. Harus diingat bahwa yang diperlukan perusahaan adalah tak hanya sekedar tumbuh, namun harus mencapai pertumbuhan yang sustainable.
- Dasar pertimbangan yang dapat digunakan sebagai acuan, antara lain: a).Prospek ekonomi tahun 2008. Perusahaan harus mampu memperkirakan bagaimana prospek ekonomi Indonesia dalam setahun ke depan, berapa kemungkinan inflasi yang akan terjadi, dan kemungkinan terjadinya perubahan kebijakan yang akan dilakukan oleh Pemerintah. b). Prospek bisnis industri tahun 2008 dikaitkan dengan prospek ekonomi Indonesia tahun 2008. Apabila usaha yang dilakukan adalah hotel, bagaimana peta persaingan industri jasa perhotelan di Indonesia, dikaitkan dengan isu keamanan. Apabila kehidupan hotel tergantung dari pariwisata, isu keamanan menjadi hal yang sangat penting dsb nya.
- Strategi binis tahun 2008 dikaitkan dengan peluang dan hambatan yang ada. Perusahaan perlu membuat analisa SWOT (Strength-Weaknessess -Opportunity-Threat) secara eksternal (faktor lingkungan makro yang mempengaruhi perusahaan) maupun secara internal. Dari hasil analisis SWOT, kemudian dilakukan langkah-langkah untuk mencapai strategi bisnis.
Apakah Rencana Kerja Anggaran secara kuantitatif sudah memadai?
Pada umumnya Rencana Kerja Anggaran (RKA) dibuat secara kuantitatif, disajikan dalam bentuk angka-angka. Namun untuk mencapai target angka/rupiah tersebut, diperlukan langkah atau tahapan yang harus dilalui oleh masing-masing orang, dan dituangkan dalam bentuk milestones. Langkah-langkah ini harus dijabarkan dalam tahapan pekerjaan, dan pada setiap kegiatan. Rencana Kerja yang terdiri dari langkah-langkah yang harus dilakukan, batasan waktu kapan harus dicapai pada setiap kegiatan, siapa person in charge yang harus bertanggung jawab dalam setiap tahapan tugas, disebut sebagai Rencana Kerja Fungsional (RKF).
Pada RKF tahapan apa yang harus dilaksanakan harus dijabarkan secara detail, untuk memudahkan pelaksanaan. Misalkan seorang manager bidang Sumber Daya manusia, dalam membuat RKF, antara lain memasukkan:
- Berapa rencana rekrutmen karyawan, untuk mengganti para karyawan yang memasuki usia pensiun, untuk kebutuhan ekspansi perusahaan dsb nya. Disini harus disebutkan jumlah karyawan, batas waktunya, misalkan bulan April 2008 sekian karyawan, bulan September sekian karyawan dst nya.
- Berapa target karyawan yang akan mendapatkan pelatihan untuk tahun tersebut, karena pelatihan karyawan diperlukan untuk meningkatkan skill dan pengetahuan sesuai kebutuhan perusahaan. Apakah pelatihan tersebut melibatkan seluruh karyawan, atau dibedakan untuk manager ke atas, dan berapa orang setiap angkatan yang diberikan pelatihan, semua harus tertulis dalam RKF.
- Kebijakan di bidang SDM apa saja yang akan dikeluarkan oleh perusahaan, maupun perbaikan dari kebijakan yang pernah ada. Perencanaan ini harus jelas jumlah, jenis maupun batas waktunya, sehingga nantinya mudah dimonitor.
Dengan cara membuat RKA dan RKF, maka bukan hanya unit kerja profit center yang dapat dievaluasi, namun juga unit kerja support, penilaiannya dapat berupa: pelaksanaan efisiensi, penyempurnaan pelaporan, kebijakan, serta untuk bidang R & D didorong untuk membuat inovasi-inovasi, yang dapat mendorong pertumbuhan perusahaan dan meningkatkan kemampuan bersaing.
Bagaimana cara evaluasi nya?
Agar RKA dapat tercapai, perlu dilakukan evaluasi bulanan baik untuk RKA maupun RKF. Di sini manager masing-masing unit kerja harus aktif memonitor pencapaian RKA dan RKF pada unit kerja yang dipimpinnya, serta pencapaian masing-masing karyawan dibawah tanggung jawabnya.
Agar karyawan aktif berpartisipasi, tahapan pencapaian RKA dan RKF juga dimasukkan dalam Sistem Penilaian Kinerja (SMK) bagi masing-masing karyawan. Dalam menyusun SMK, perlu ada target sesuai yang digariskan dalam RKA dan RKF yang di breakdown pada masing-masing karyawan, dan ada reward and punishment , serta dievaluasi minimal setiap triwulan. Dengan pencantuman pencapaian RKA dan RKF yang di breakdown dalam SMK , diharapkan para karyawan aktif berpartisipasi untuk mencapai target bisnis perusahaan, karena karyawan memahami bahwa jika target tercapai maka mereka akan mendapat bonus yang sesuai.
Permasalahan umum yang sering dihadapi.
Kondisi yang sering berubah membuat pencapaian target bisnis terganggu, di satu sisi data untuk mendukung analisa pembuatan RKA kurang akurat. Karyawan cenderung membuat target rendah agar mudah mencapai target, tanpa mempertimbangkan kelangsungan perusahaan secara keseluruhan. Diperlukan pemahaman bahwa RKA haruslah membuat perusahaan tumbuh dan berkembang, sehingga harus ada diskusi terbuka antara pucuk pimpinan dan para manager untuk mendapatkan kesamaan pandangan dan setelah dicapai kesepakatan baru di breakdown kepada masing-masing karyawan, sesuai bidang tugas dan tanggung jawabnya.
Peran para manager sangat penting, untuk duduk bersama dengan karyawan, dan menjelaskan mengapa perlu dilakukan langkah-langkah dalam mencapai target RKA, dan apa manfaatnya nanti bagi karyawan apabila target RKA bisa tercapai. Dalam diskusi ini juga dibicarakan apa kemungkinan kendala yang dihadapi, dan bagaimana cara mengatasi kendala tersebut. Dengan demikian masing-masing karyawan dapat memahami pentingnya membuat RKA yang komprehensip, menantang, dan benar-benar harus dapat dilaksanakan dilapangan.
Pada dasarnya, keberhasilan perusahaan adalah hasil kerja sama semua pihak, namun pimpinan bertanggung jawab untuk mendorong, memotivasi, dan memberikan contoh nyata dalam melaksanakan praktek dilapangan.
edratna.wordpress.com 
Duh iya ya… betapa beratnya seorang pimpinan harus bisa mengalahkan “ego” superior di keramaian, tapi cukup harus dalam kesendirian karena tanggung jawab membawa kapal perusahaan yang harus terus melaju menangkapi ikan di samudra yang luas…
Mas Kurt,
Itulah suka dukanya, dan saya baru memahami setelah pernah memimpin, namun yang di bawah tetap harus diberi tahu, mengapa perusahaan harus melakukan langkah begini begitu dsb nya.
Memang sulit, karena tak semua mudah diajak ngomong, tapi dengan berulang-ulang, akhirnya sebagian besar memahami…dan ternyata mereka penuh semangat setelah lihat hasilnya. Karena dengan kerja keras, dalam satu tahun bonusnya lumayan….sejak itulah situasi menjadi lebih mudah.
Itulah nyamannya jadi pemimpin yang bukan pemimpi saya dah 12 th memimpin dept hrd di dua tempat yang berbeda ternyata lebih susah ngatasi aset yang tidak nampak tetapi merupakan aset yang utama, dengan perumusan kerja secara kolektif tersebut akan menghasilkan yang lebih baik
Memang menjadi seorang pimpinan itu tidaklah mudah, banyak hal yang harus kita tahu tapi tidak bisa kita pahami. Baru 1 tahun lebih saya merasakan yang namanya manager di suatu KSU itu membuat saya mengerti betapa susahnya menjadi seorang manager karena tidak semua karyawan bisa di ajak kerja sama.