Meeting, seberapa efektifkah untuk mencapai tujuan perusahaan?

Istilah meeting menjadi hal yang sering anda dengar, jika anda telah bekerja, entah bekerja pada salah satu perusahaan, menjadi dosen, ataupun anda seorang wirausaha. Seberapa efektifkah meeting dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan? Sering kita mendengar, orang mengeluh…meeting lagi…meeting lagi…kapan kerjanya?

Untuk membahas apakah meeting memang perlu dilakukan, seberapa sering kah, seperti apa aturan meeting agar peserta meeting tidak bosan dan sesuai tujuan, berdasar pengalaman, saya akan mencoba sharing, bagaimana sebaiknya meeting dilaksanakan.

Kegunaan meeting

Meeting sangat diperlukan, karena banyak hal dapat diputuskan dalam meeting, yang umumnya dilakukan oleh lebih dari tiga orang, dengan latar belakang pekerjaan atau unit kerja yang berbeda-beda. Meeting dimaksudkan agar kita bisa berdiskusi tentang segala hal, memperoleh pendapat dari berbagai pihak, sebelum dilakukan putusan atas permasalahan tersebut.

Ada juga meeting yang hanya dimaksudkan untuk brainstorming atau pembahasan untuk isu-isu terbaru, yang kemungkinan akan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Pada umumnya kita belum terlalu memahami atas isu terbaru tersebut, dari meeting yang seperti ini nantinya akan ada meeting berikutnya, setelah mengumpulkan pendapat dari berbagai pihak.

Siapkan jadual dan acara meeting

Agar hasil meeting dapat dilaksanakan, maka jadual meeting, serta acara apa yang akan dibahas dalam meeting harus dipersiapkan jauh-jauh hari, terutama jika meeting melibatkan banyak pihak, dengan tingkat kesibukan yang berbeda-beda. Acara meeting harus jelas, jangan hanya ada satu point, dan selanjutnya adalah acara lain-lain. Dengan acara yang jelas, dan pada undangan meeting telah tertera siapa yang diharapkan hadir pada meeting, diharapkan pada meeting kita benar-benar memperoleh saran dan pendapat dari orang yang benar-benar menguasai persoalan. Bahkan kita harus rela untuk menelepon orang-orang kunci yang kita harapkan bisa hadir, dan bilamana orang-orang kunci ini kebetulan punya jadual lain, maka jadual meeting dapat disesuaikan.

Banyak terjadi, pada saat meeting, yang diundang mendelegasikan pada bawahannya untuk hadir, dan jika yang hadir adalah para bawahan semua, yang tidak mempunyai kewenangan memutus, maka meeting menjadi sia-sia. Oleh karena itu, jadual meeting harus diatur sedemikian rupa, sehingga para pakar yang diharapkan datang dan mempunyai kewenangan memutus memang bisa hadir.

Siapkan bahan meeting, minimal sehari sebelumnya

Agar meeting dapat dilaksanakan tepat waktu, dan pembicaraan lebih fokus, siapkan bahan meeting minimal sehari sebelumnya. Demikian juga dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan, agar pada saat meeting, kita tak perlu sibuk lagi mencari dokumen atau sumber yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Tentukan target, untuk apa meeting dilaksanakan.

Target mengapa harus dilakukan meeting harus ditentukan sebelumnya, dan kita harus tahu pasti bahwa meeting ini untuk dapat mengambil keputusan saat itu, atau merupakan meeting pendahuluan, yang akan dilanjutkan minggu berikutnya, atau merupakan meeting untuk membentuk tim pembuat kebijakan, dan sebagainya.

Dengan target yang jelas, dan acara yang telah tersusun, maka kita bisa memperkirakan meeting akan memakan waktu berapa lama, sehingga peserta meeting bisa melanjutkan pekerjaan untuk hal-hal lainnya.

Buat kesimpulan, dan buat langkah-langkah rencana tindak lanjut, yang harus ditepati oleh para peserta meeting.

Pada akhir acara, pimpinan meeting perlu membuat kesimpulan, selanjutnya menentukan langkah-langkah apa yang akan dilakukan oleh masing-masing pihak, beserta siapa contact person dari masing-masing tugas yang dibebankan.

Akan lebih baik jika notulen meeting dapat dibuat saat itu juga, dan ditandatangani oleh peserta meeting, sehingga kita tak dibebani menulis notulen meeting, yang kadang bisa menimbulkan persepsi yang berbeda.

Apakah meeting berguna untuk mencapai tujuan perusahaan? Jawabannya, adalah “Ya”, jika meeting dilaksanakan secara efektif, mempunyai tujuan jelas, tidak bertele-tele, serta jelas rencana tindak lanjut pelaksanaan hasil meeting. Dengan demikian meeting tak berlarut-larut, serta masing-masing peserta meeting masih mempunyai kesempatan untuk menyelesaikan tugas lainnya…dan ucapan …meeting lagi...meeting lagi….tak terjadi.

Ada juga daya tarik meeting, disini kita bisa mengenal anak buah orang lain, menilai kemampuannya, sehingga jika anda masih menjadi staf, meeting adalah sarana untuk menunjukkan kualitas anda. Dengan meeting antar unit kerja, kita juga semakin akrab, sehingga nantinya bila membutuhkan sesuatu, bisa secara langsung dan tak sungkan-sungkan. Begitu juga, meeting yang diadakan antar perusahaan sejenis, akan membuat kita mempunyai jaringan, mempunyai teman-teman yang bisa menjadi partner dalam arena pertukaran pemikiran yang sehat.

Jadi, siapa bilang meeting tak ada gunanya?

Iklan