Oleh: edratna | Juli 31, 2009

Merancang “Sebuah Seminar atau Pelatihan”

Bagi yang telah terbiasa, maka merancang sebuah pelatihan atau seminar merupakan kegiatan sehari-hari. Namun bagaimana agar seminar atau pelatihan tersebut laku dijual dan bermanfaat bagi para  partisipan?  Bagi sebuah provider yang bergerak di bidang pelatihan, merancang seminar atau pelatihan didasarkan atas kebutuhan masyarakat. Siapa partisipan  yang diharapkan akan  tertarik untuk datang ke  Seminar atau Pelatihan tersebut?

Agar program  seminar atau pelatihan dapat berjalan lancar, ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian.

1. Tetapkan segmen peserta yang akan dijadikan target seminar atau pelatihan

Menentukan siapa kriteria peserta yang mengikuti pelatihan adalah untuk memudahkan menyesuaikan materi seminar atau pelatihan, dengan harapan atau kebutuhan para peserta. Kriteria peserta juga akan memudahkan untuk melihat apakah suatu  seminar dirancang untuk pengenalan, awareness, atau spesifik pada bidang pekerjaan tertentu. Misalnya, pelatihan untuk auditor, maka para peserta adalah orang-orang yang berkecimpung di bidang audit, dan ini akan berbeda bilamana para peserta merupakan campuran  dari bidang-bidang  yang lain, seperti funding, treasury dan lain-lain

2. Materi yang akan diberikan untuk seminar atau  pelatihan

Pada umumnya  penyusunan materi diawali dari strategi, filosofi, agar para peserta memahami latar belakang sejak dari awal. Apabila para peserta telah dipilih mempunyai persyaratan tertentu, misalnya pendalaman tentang pembiayaan  sindikasi, maka dalam pelatihan lebih banyak dilakukan pembahasan kasus, dan langsung pada sasaran. Kriteria para peserta tentu saja adalah orang-orang yang telah mempunyai pengalaman di bidang perkreditan, serta  memahami  hukum  perkreditan.

3. Siapa pengajar atau pembicara dalam  seminar atau pelatihan tersebut

Pengajar yang dipilih tergantung  dari tujuan seminar atau pelatihan, apakah seminar/pelatihan dimaksudkan untuk lebih memahami kebijakan yang dikeluarkan oleh institusi tertentu, atau seminar/pelatihan dimaksudkan agar para peserta dapat langsung menerapkan  hasilnya dilapangan.

4. Metodologi seminar atau pelatihan

Bisa berupa ceramah, diskusi interaktif, role play, studi kasus, dsb nya

Jenis pelatihan:

  1. In house training, seminar, workshop
  2. Pendidikan Pengembangan

Pendidikan pengembangan bagi seorang staf yang direncanakan  suatu  saat  akan menjadi Pimpinan, maka pelatihan yang diberikan dapat dibagi menjadi:

–  Pendidikan  yang  bersifat  ketrampilan, atau meningkatkan  skill sesuai kebutuhan bagi seorang banker

– Pendidikan yang bersifat konseptual, sehingga nantinya diharapkan para Staf terlatih untuk bisa melihat secara aktif filosofi dari setiap materi pelatihan yang diberikan, yang membuat seorang Staf dapat memahami dan mencari jalan keluar setiap permasalahan yang ada dalam pekerjaannya

–  On the job training, disini Staf dilatih langsung untuk mengikuti praktek dilapangan, serta melihat titik risiko dari setiap operasional di unit kerja

5. Biaya  seminar atau pelatihan

Untuk bisa  menentukan berapa biaya sebuah seminar atau pelatihan, maka harus dibuat budget plan untuk setiap proyek,  sehingga kita bisa membuat rencana berapa pemasukan yang akan diterima serta biaya yang harus dikeluarkan. Kita juga harus bisa melihat berapa harga pesaing kita di pasar. Harga yang terlalu rendah, akan dianggap penyelenggara seminar kurang bonafide, di satu sisi jika terlalu mahal juga tak ada yang berminat.

Biaya seminar antara lain terdiri dari::

  1. Venues & Accomodation
  2. Honor speakers or instruktur
  3. Token  of appreciation
  4. Media Partner
  5. Certificate & Seminar Kit
  6. SPG, transport dll

Pemasukan, antara lain diperoleh dari:

  1. Pembayaran dari participants
  2. Sponsorship

6. Tempat pelaksanaan

Tempat seminar atau pelatihan dapat diadakan di hotel, di tempat  klien (jika berupa in house training),  namun pada umumnya merupakan tempat  yang dianggap layak, dan sarana serta prasarana nya sesuai dengan tujuan penyelenggaraan seminar atau pelatihan  dimaksud.

Pada akhirnya, keberhasilan sebuah  seminar atau pelatihan  adalah bagaimana cara kita mengolah materi  seminar atau pelatihan, siapa pembicaranya, dan kepada siapa seminar atau pelatihan tersebut akan ditawarkan. Koordinasi dan quality control antara bagian pengkajian/pembuatan materi, pemilihan pembicara, dan marketing sangat penting karena menjadi satu kesatuan untuk mendukung kesuksesan penyelenggaraan sebuah seminar atau pelatihan. Dan tentu saja, topik yang diangkat dalam seminar atau pelatihan hendaknya topik yang memang sedang dibutuhkan oleh orang banyak, sehingga seminar/pelatihan tersebut dipadati peserta. Atau topiknya terbatas pada kalangan tertentu,  yang saat ini harus menyesuaikan dengan peraturan, seperti Risk Management, yang unuk kalangan Perbankan harus sesuai standard Basel II.

Iklan

Responses

  1. dahsyat banget maz.
    thx infonya

    my blog 4 famouser dot com,
    Mas???

  2. Ini dulu salah satu bidang tugas saya mbak. Sering kerjsama dengan kedubes negara sahabat. Mereka umumnya lebih praktis, datang hanya dengan tim kecil dah beres. Lha kita, seminar panitianya anyak soalnya ada honornya ha..ha..ha.

    kalau satu dipasang dan yang satu tidak,jadi iri. Malah hanya ada yang titip nama doank untuk duduk dalam panitia. Maklum mbak untuk pemerataan penghasilan tamahan.

    Salam hangat dari Surabaya.

    Pakde Cholik,
    Karena seminarnya bukan mencari untung pak..tapi kalau lembaga pelatihan, seminar harus untung, karena kalau tak untung tak bisa membayar gaji karyawannya…maka hal tsb harus dirancang masak-masak.
    Bahkan sebenarnya karyawan sedikit saja (2 atau 3 orang), pekerjaan yang bisa diserahkan pada pihak ketiga lebih baik diserahkan pada pihak ketiga, dan berdasar proyek.

  3. Seminar internasional malah jadi tempat cari duit Bu. Dulu saya pernah bikin seminar IEEE di Bali, ga ada sponsor masih untung beratus persen. Saya aja ikut nyumbang 500 ribu, baliknya berjuta-juta (tahun 2001). Belum lagi pas nikah dapat angpaw gede hehehe. Bisnis yang menggiurkan. Event organizer aja berani ga dibayar buat bikin acaranya bu, sangking menggiurkannya potensi keuntungan dari acara seminar internasional ini.

    Iwan Awaludin,
    Wahh jadi ingat komentar pakde Cholik di atas.
    Tapi karena sejak awal saya bekerja yang memang semua harus dicari, artinya bahwa perusahaan harus laba agar bisa membayar karyawan, maka segala sesuatu nya harus diperhitungkan.

  4. wah, terima kasih banget informasinya, bu,. kebetulan sekitar november nanti agupena jawa tengah akan menggelar seminar nasional dan temu bloger guru. tulisan ibu bisa memberikan inspirasi buat kami nih. sekali lagi terima kasih, bu.

    Sawali Tuhusetya,
    Saya juga baru belajar pak, dan karena itu saya tulis disini, siapa tahu bermanfaat.
    Prinsipnya semua merasa mendapat manfaat, baik penyelenggaranya, pembicaranya, pihak ketiga yang mempersiapkan acara, serta peserta juga mendapat manfaat dari materi yang dibawakan dalam seminar tsb plus bisa tanya jawab, sehingga nantinya sekembali di perusahaan masing-masing dapat menerapkannya dilapangan.

  5. Wah, ini bisa dijadikan referensi untuk merencakan seminar di kantor. Tengkyu deh, Bu.

    Racheedus,
    Syukurlah kalau bisa bermanfaat pak…saya juga masih belajar

  6. Selama ini kalau mengajar di training sudah ada yg ngurus masalah administrasi, marketing dll. ya semacam EO. Jadi saya tinggal “manggung” … hehehe 🙂

    Oemar Bakrie,
    Sebelumnya saya juga hanya terima jadi, menyerahkan materi seminar atau pelatihan yang akan saya sampaikan pada panitia, dan tinggal manggung, sama seperti bapak. Namun belum sebulan ini, saya ikut terjun langsung mulai dari mempersiapkan kira-kira materi apa yang menarik di lapangan, siapa pembicara yang qualified, bagaimana acaranya, lokasi dimana (disesuaikan dengan para peserta, latar belakang pendidikan, dan jabatannya). Dan ternyata sangat menarik, walau stres nya lebih tinggi, namun puas karena bisa menkoordinasikan para pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan tsb.

  7. wah pas banget nih tips buat saya dari kemarin buat seminar masih banyak kurangya … ditunggu tips selanjutnya ya om thanks

    Cow,
    Om???

  8. Bunda….
    ada begitu banyak aspek untuk menyelenggarakan seminar atau pelatihan. Betul banget apa yg bunda tulis.
    Perlu ditambahin bun, mesti tahan banting and kuat mental ketika menjadi EOnya
    biasanya rambut saya yg udh keriting ini jadi kribo menjelang hari H hehehee

    Eka,
    Bener, stresnya tinggi…namun puas dengan hasil akhirnya jika semua selesai dengan baik

  9. pengen juga bikin seminar, bu… tapi sayangnya saya tidak diberi kewenangan dalam jobdesc saya buat bikin seminar. e tapi mantap koq, bu… meski yang paling penting menurut saya itu adalah pada tahap pelaksanaan, dan gimana metodologi yg kita pilih itu bisa berjalan efektif sehingga peserta seminar bisa tetep konsen dan serius mengikuti dan menyimak materi seminar yg diberikan…

    Kurotsuchi,
    Untuk membuat seminar memang harus orang yang telah punya pengalaman di bidangnya, karena menyangkut biaya, jika tak hati-hati malah bisa tekor

  10. Terimakasih Bundo yang baik sungguh manstaaaabs nasihatnya.. mudah mudahan satu saat bisa dipakai dan diterapkan oleh saya

    KangBoed
    ,
    Sama-sama

  11. Pemilihan segmen (poin 1) juga menentukan biaya seminar (poin 5). Misal, orang seperti saya, suka sekali kalau seminar ada stiker kerennya yang bisa dipasang2 di kendaraan, rumah, atau laptop. Apalagi kalau dapat kaos dengan tulisan heboh-heboh, topi dengan lambang-lambang keren, apalagi jaket yang ada tulisan yang keren. 😀
    Kalau para pinisepuh biasanya suka yang lebih kalem, payung, gantungan kunci, dsb.

    Ade Bayu,
    Memang seminar atau pelatihan tadi dimaksudkan untuk segmen mana, sangat menentukan dalam memilih materi. Atau dibalik, materi apa yang dirawarkan, untuk segmen mana?
    Dan ini memang menyangkut apakah perlu ada souvenir untuk kenang2an yang disesuaikan dengan minat para pesertanya.

  12. terima kasih sudah berbagi bu

    Harri,
    Sama-sama

  13. Infonya menarik, Bu!
    Bicara soal seminar saya jadi teringat pada jaman booming dotcom sekitar 10 tahun lalu dimana nyaris setiap minggu selalu ada seminar IT dengan topik2 bombastis dengan pembicara yang itu-itu saja.

    Awalnya suka, lama-lama bosan 🙂

    DV,
    Seminar memang harus dibuat agar bermanfaat untuk peserta. Karena kebetulan saya gabung di IRPA, yang anggotanya merupakan Risk Professional, tentu saja seminar yang dilakukan oleh IRPA adalah untuk kepentingan anggota, walau orang luar boleh juga ikut, karena diiklankan pada media cetak.
    Dan seminar nya berkaitan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peraturan perbankan, keuangan, IT dsb nya

  14. HHmmm …
    Ini bekal saya kalau nanti mau buka konsultan sendiri nih

    Thanks ya Bu

    Salam saya

    NH18,
    Peluang pasar masih banyak lho…asal kita memahami dan menyenangi apa yang kita kerjakan

  15. Terus, kalau peserta seminar belum kuorum, kira-kira apakah seminar bisa dibatalkan atau ditunda lebih dulu? Soalnya kalau diteruskan pasti akan merugi.

    Hery Azwan,
    Jika Training Provider sering menunda, maka tak akan dipercaya lagi sama klien. Sebaiknya seminar harus bisa terlaksana, namun tetap tidak rugi. Jadi membuat seminar memang harus memahami apa yang kira-kira dibutuhkan oleh masyarakat, siapa segmen pasar yang dituju (kalangan ibu muda, atau kaum profesional, atau para eksekutif perbankan dll). Jika untuk kelas yang orangnya super sibuk, seminar tak boleh terlalu lama, bisa dibuat seminar setengah hari atau maksimal sehari…acara juga dibuat menarik, dengan pembicara yang memang bisa memberikan ilmu atau pengetahuan yang bisa diterapkan di lapangan. Marketing juga harus pas dalam menasarkan kepada calon peserta dibidik (harus memahami apa produk yang dipasarkan tsb), template harus dibuat menarik…

  16. bunda bermanfaat buat saya….thanks sharingnya ya

    Tini,
    Sama-sama

  17. Wauww luar biasa Bu, kalau dulu kerjaku memang seperti itu, merancang pelatihan dan seminar, baik nasional maupun internasional, termasuk siapa training providerx. Tapi langsung praktek tanpa teori dengan pertimbangan rasional saja. Sekarang tinggal manggung saja hehehe..

  18. Selamat pagi Ibu Edratna,

    sebelumnya sukses selalu untuk Ibu Edratna,
    saya saat ini sedang membangun usaha dibidang seminar dan pelatihan perbankan, yang ingin saya tanyakan adalah perizinan untuk mengadakan seminar dan pelatihan tersebut kemana.? apakah ke disnaker dan dinas pendidikan, atau harus ke Otoritas Jasa Keuangan, karena hal ini menyangkut seminar dan pelatihan yang diadakan adalah khusus bidang perbankan, terima kasih semoga mendapat respon dan arahan dari Ibu Edratna.


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: