Bagaimana membimbing junior dalam pekerjaan?

Apabila anda seorang senior, atau seorang manager, maka anda akan sering mendapat tugas untuk membimbing karyawan baru (junior), agar mereka segera beradaptasi dalam pekerjaan dan berkinerja baik. Apabila perusahaan anda merupakan perusahaan yang menerima karyawan baru dengan melalui induksi program ( dilakukan training terlebih dahulu sebagai pembekalan), pekerjaan anda akan lebih mudah, karena karyawan baru telah dibekali dasar-dasar pengenalan di perusahaan anda.

Namun demikian, walaupun telah dilakukan training sebelumnya, pada saat di tempat kan, karyawan baru tetap akan membutuhkan waktu untuk beradaptasi. Tulisan ini akan membahas, apa yang sebaiknya dilakukan oleh senior, untuk membimbing junior dalam melaksanakan pekerjaannya, agar dapat langsung berkinerja baik.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan oleh seorang senior dalam membimbing para junior, antara lain sebagai berikut:

1. Terapkan program kerja setahun kedepan

Program kerja ini disesuaikan dengan berapa lama junior akan ditugaskan pada unit kerja di bawah pengawasan anda. Jika junior tersebut sudah pasti akan ditempatkan dalam waktu yang cukup lama, anda bisa meminta junior menyusun program kerja selama setahun kedepan, didasarkan atas job description posisi dia di unit kerja tersebut. Program kerja ini harus dituangkan dalam milestones, yang dapat diukur, baik kuantitatif, maupun kualitatif.

2. Buat evaluasi pengembangan kinerja setiap periode tertentu

Buat evaluasi setiap periode, misalkan bulanan, dan tetapkan target sesuai periode evaluasi tersebut. Misalkan: dalam satu bulan, sudah harus selesai mempelajari manual tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan, proses bisnis yang ada pada unit kerja tersebut, titik-titik risiko yang harus diperhatikan, budaya kerja atau tata cara pergaulan (misalkan baju hem harus polos atau dapat bergaris namun tidak menyolok, rambut rapih, make up tidak mencolok, tak boleh makan pada saat jam kerja dan makan harus ditempat yang telah disediakan dsb nya). Juga hal-hal yang kelihatan sepele, seperti: cara penomoran surat, apakah bebas membuat fotokopi dokumen, dokumen apa yang disebut “rahasia” dsb nya. Juga kode etik, mana yang boleh dan mana yang tidak boleh dilakukan.

Tetapkan target, misalkan pada satu bulan junior telah dapat membuat proposal tanpa salah, bisa dipercaya untuk melakukan kunjungan kelapangan didampingi staf senior. Junior juga telah dapat membuat report memo, menganalisis permasalahan yang ada dilapangan, dan rencana tindak lanjutnya.

3. Secara bertahap, berikan tugas yang kompleks dan menantang, dengan jadual ketat

Banyak senior yang tidak berani memberi kepercayaan yang besar pada juniornya, padahal junior bisa dilatih secara bertahap, dengan pengawasan, agar segera beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan yang sarat dengan dead line. Disini nantinya akan terlihat, apakah junior bisa bekerja dibawah tekanan, pada jadual kerja ketat, dan sering terjadi perubahan situasi secara mendadak. Senior juga bisa menilai, apa kompetensi junior yang paling tepat, dilihat dari bukti kompetensi yang sering muncul. Apabila junior pekerja keras, analisisnya akurat, tetapi pendiam, suka bekerja sendiri dan tak terlalu sesuai bekerja dalam tim, maka pada masa akhir evaluasi senior dapat memberikan catatan, yang berguna bagi HRD untuk menempatkan junior pada tempat yang sesuai dengan kompetensinya, ataupun memberikan training lanjutan agar bisa ditempatkan pada posisi yang dibutuhkan perusahaan.

4. Ajak junior mengerjakan pekerjaan dalam tim

Tidak semua orang bisa bekerja dalam tim, oleh karena itu libatkan junior sesegera mungkin untuk ikut bekerja dalam tim. Dengan bekerja dalam tim ini, akan terlihat apakah junior orang yang aktif, banyak memberikan ide, bekerja tidak setengah-setengah dsb nya. Ada banyak perusahaan, yang pekerjaannya selalu melibatkan dalam bentuk tim, dan jarang dikerjakan sendirian. Keuntungan junior jika terlibat dalam tim, akan segera memahami dan belajar menyelesaikan pekerjaan bersama orang lain. Junior juga dapat menunjukkan kemampuannya, yang nantinya selain terlihat oleh senior di unit kerjanya, juga akan dinilai oleh senior di unit kerja lain. Hal ini akan menguntungkan karir junior, karena dia paling tidak telah mendapatkan point dari senior di unit kerja lain, yang nantinya bukan tak mungkin akan menjadi atasan junior, sehingga hubungan yang terjalin akan lebih mudah.

5. Berikan motivasi

Sebagai orang yang baru bergabung di perusahaan, junior masih membutuhkan bimbingan dan dorongan untuk menghasilkan kinerja dengan hasil tak hanya cukup baik, namun harus berjuang untuk bisa menghasilkan sangat baik. Semakin cepat junior menyesuaikan diri, semakin cepat senior mendapat tambahan staf yang berkualitas, yang akan meringankan beban pekerjaan anda.

Bagaimana jika menghadapi junior yang sulit bekerja sama?

Bekerjasama dalam tim dengan orang yang berbeda sifat dan karakteristik nya membutuhkan sikap yang tegas, konsisten, namun juga mau mendengarkan ide atau pendapat orang lain. Apabila kita mendapatkan junior yang sulit, anda bisa menggali latar belakang lingkungannya, serta teman-temannya. Ajak junior tadi untuk lebih sering diskusi dengan anda, dan jika memungkinkan anda bisa memberikan tugas yang menantang, namun berikan arahan sebelumnya, tanyakan pendapatnya tentang tugas ini, apa yang kira-kira akan dilakukan nya. Dari pengalaman, junior yang sulit sering kali mempunyai pengalaman atau trauma masa kecil, yang kalau kita bisa mengetahui latar belakangnya kita bisa mendekati dari hati ke hati.

Saya pernah mendapatkan seorang staf yang pendiam dan sulit bekerjasama, tetapi pandai. Staf ini sering saya undang ke ruang kerja saya, dan pada suatu kesempatan saya ajak on the spot bersama staf lain ke luar kota. Pada kesempatan santai, setelah makan malam, kami mengobrol hal-hal tak penting, yang kemudian menjadi lebih akrab, dan staf yang sulit tadi akhirnya mau terbuka, bahkan menceritakan latar belakang kehidupannya, siapa orangtua, adiknya dan bagaimana gaya pendidikan orangtuanya. Terungkap bahwa staf tadi sedari kecil hidup berpindah pindah, ibunya telah meninggal sejak kecil, dan kalau dia lagi sedih, dia tidur bersama anjing kesayangannya di gudang. Saya terenyuh mendengarkan ceritanya, akhirnya saya paham mengapa dimata teman-teman dia orang yang sulit. Pelan-pelan saya mencoba menumbuhkan semangatnya, menyadarkannya bahwa dalam pekerjaan kita sering harus bekerja dalam tim, sehingga kesuksesan kita sangat tergantung pada kerja sama antar anggota tim tersebut. Akhirnya staf tadi mau terbuka, dan bisa bergaul dengan rekan sekerjanya tanpa hambatan, bahkan saat saya telah pindah dari unit kerja tersebut, dia masih sering datang untuk diskusi berbagai hal.

Saya sendiri juga mempunyai bos yang sangat berperan dalam membentuk karakter saya saat ini. Bos yang baik, tak hanya memberi arahan, namun juga menyentuh sisi manusiawi, mengajarkan kita bahkan bagaimana caranya bergaul, mengajak komunikasi dengan klien, mengkritik dan memberi saran, jka saat pada pertemuan dengan klien ada yang kurang dalam tata cara pergaulan kita. Pada dasarnya setiap perusahaan telah mempunyai manual/kebijakan, tetapi tetap ada hal-hal yang harus mendapatkan sentuhan secara manusiawi.